Problemlöser, Datenarchitekten und Enabler in einem – 006

Nicht nur Lupus alpha wird dieses Jahr 19. Auch die seit Gründung bestehende IT des Asset Managers ist größer und reifer geworden. Das Hauptaugenmerk der Technologie-Experten liegt derzeit auf der ­Zukunftsfähigkeit der Systeme. Gleichzeitig arbeiten die IT-Kollegen an anderen wichtigen Baustellen wie der Cloud.

Von Ina Lockhart

Im 6. OG in der Speicherstraße im Frankfurter Westhafen sitzt die Feuerwehr. Zumindest die, die Kollegen von Lupus alpha unter 7112 anrufen, wenn plötzlich der PC streikt, dringend benötigte Daten nicht verfügbar sind oder verloren scheinen. In solchen Fällen kann meist die IT helfen und die gelöschten Daten wiederherstellen. „Wenn es irgendwo brennt, sind wir zuständig“, sagt Patrick Lorenz vom Helpdesk. Manchmal ist die Problemlösung so trivial, dass nur ein Stecker richtig reingedrückt werden muss. Manchmal benötigt die Lösung des Problems aber auch Stunden.

Wie bei der normalen Feuerwehr probt das IT-Team auch den Ernstfall. Beispielsweise wenn der Strom länger ausfällt. An einem Samstag Ende Januar sind die IT-Admins für die „Black-Building-Übung“ ins Büro gekommen. In einem Ablaufplan ist genau festgelegt, wer was wann wie macht. Ein bis zwei Stunden hat das Team Zeit, um das komplette IT-System des Asset Managers in ein externes Rechenzentrum zu verlagern. Dann schaltet sich auch die Notstromversorgung ab.

Doch das tägliche Troubleshooting und Notfallübungen sind nur zwei der vielen Baustellen, um die sich die zehn IT-Mitarbeiter unter der Leitung von Markus Gehwald kümmern. Für die anderen Baustellen gibt es die unterschiedlichsten „Auftraggeber“: den Vorstand des eigentümergeführten Asset Managers, die Kollegen der Fachabteilungen, den Gesetz­geber bzw. die Aufsicht und die Kunden von Lupus alpha.

Eigentlich ist der Job der IT undankbar. Warum? Weil das größte Lob für die IT ist, wenn alles läuft und sie unbemerkt ihren Job macht. „Die IT wird nur dann bemerkt, wenn es ein echtes Problem gibt“, sagt IT-Leiter Gehwald. In solchen Situationen können sich die Gemüter schon mal erhitzen. Beispielsweise wenn eines der zentralen Softwaresysteme, über das der Handel läuft, ausfällt. „Wenn das System in dem gewünschten Zeitfenster von 15 Minuten nicht wieder hochfährt, sondern uns das erst nach zwei bis drei Stunden harter Arbeit wieder gelingt, kommen wir schon mal ins Schwitzen“, erzählt Michael Maisel, einer der IT-Kollegen, die für die Anwendungen zuständig sind. „Ganz problematisch wird es, wenn das auch noch zur Haupthandelszeit passiert.“

IT-Projekte sind eigentlich nie abgeschlossen. Das kann man als unbefriedigend, aber auch als spannend oder herausfordernd empfinden. Es gibt immer eine Lernkurve. Nicht selten tut sich ein neues Thema auf, wenn ein anderes Problem gerade gelöst ist. IT ist wie ein Haus, das in seiner Architektur und seiner Technik fortlaufend auf dem neuesten Stand gehalten werden und das sich seinen stetig wechselnden Bewohnern anpassen muss. Je älter das Baujahr, desto kniffliger wird diese Aufgabe. Derzeit betreut das IT-Team von Lupus alpha 100 Anwender und über 200 größtenteils virtuelle Server.

Diplom-Mathematiker Gehwald wurde 2017 ins Unternehmen geholt, um die IT zukunftsfähig zu machen. Ein schöner Begriff für eine Herausforderung, die noch nicht mal einige der großen Player der Branche meistern. 2018 hat Lupus alpha Gehwalds Team mit vier Neueinstellungen noch mal kräftig aufgestockt.

Gehwald sieht die Neuzugänge differenziert: „Viele unserer Entwickler sind erst zwei oder drei Jahre dabei. Die Einarbeitung neuer Kollegen kostet einerseits Zeit, andererseits sind wir aber auch weniger betriebsblind.“ Eine Eigenschaft, die vor allem für die Arbeit von Dmytro Gerasymchuk wichtig ist. Gehwald hat ihn als erfahrenen Techniker eingestellt, der sich voll darauf konzentriert, die über 19 Jahre gewachsene IT-Architektur auseinanderzunehmen. „Genau dafür habe ich ihn geholt“, sagt Gehwald. „Die Frage, ob Prozesse vernünftig sind, stellt nur einer, der das System nicht kennt.“

Der Countdown läuft für die Soft- und Hardwarespezialisten. 2020 soll die IT auf dem neuesten Stand der Dinge sein. Agil und leistungsfähig, um die Kollegen in den Fachabteilungen von Lupus alpha in ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Eine hauseigene IT hat Tradition. Keine Selbstverständlichkeit angesichts des allgemein üblichen Trends, die IT – beim Versuch, Kosten zu senken – auszulagern. Schon als der eigentümergeführte Asset Manager im Jahr 2000 gegründet wurde, war die IT als einer der fünf Geschäftsbereiche durch einen Partner im Leitungsgremium vertreten.

Patrick Lorenz vom Helpdesk ist für die Kollegen da, wenn es „brennt“.

Santiago Rojas (links) aus dem Quantitative Analysis-Team und Dmytro Gerasymchuk diskutieren über eine Lösungsidee im Data Warehouse (DWH).

Heute ist das Michael Frick, der als CFO und COO in Personalunion diese Rolle innehat. Erst zum Jahreswechsel hat er die Aufgabe vom Gründungspartner Matthias Biedenkapp übernommen, der mit dem Verkauf der Lupus alpha Business Solutions (LABS) ausgeschieden ist, um die ehemalige IT-Tochter beim neuen Eigentümer Universal Investment weiter zu führen. Frick versteht sich als Pragmatiker, der als Nicht-ITler nüchtern priorisiert: „Am Ende des Tages sind das alles Daten. Wir müssen nicht alles machen, was technisch möglich ist, sondern nur das, was nötig ist, um den Bedürfnissen unserer – internen und externen – Kunden gerecht zu werden.“

Nur das machen, was nötig ist. Leichter gesagt als getan. Um dazu eine Aussage zu treffen, muss IT-Chef Gehwald öfter mal harte Nüsse knacken. Derzeit zerbricht er sich den Kopf darüber, wie eine neue Kundenanforderung zur Datenlieferung mit der hauseigenen Softwarearchitektur sinnvoll umgesetzt werden kann. Sinnvoll bezieht sich gleich auf vier Dimensionen: fehlerfrei, leistungsfähig, termingerecht und kostengünstig.

„Die sensiblen Daten bleiben bei uns, alles andere wird der Cloud anvertraut.“

Bei der Umsetzung steht das „ob“ nicht zur Debatte, lediglich das „wie“, denn hier geht es um einen langjährigen und wichtigen Kunden. Bis Juli muss Lupus alpha in der Lage sein, die gewünschten Daten im veränderten Format über die neu vorgegebenen Schnittstellen zuverlässig zu liefern. Kein Wunder, dass Gehwald in Gesprächen im Hause, aber auch mit Externen etliche Optionen der Umsetzung auslotet.

Michael Maisel und Dr. Christian Stelter arbeiten gemeinsam an SimCorp Dimension (SCD).

Markus Gehwald leitet das zehnköpfige IT-Team von Lupus alpha.

Im wöchentlichen Change Request Meeting Ende Januar fasst Gehwald den Stand der Dinge zusammen. Mit dabei sind der Anwendungsentwickler Serban Arhanghelschi und Brahim Ali Oussalah für den Anwendungssupport sowie Paul Hanau, Leiter Risikomanagement, und seine Kollegin Juliane Roth, die beide die Seite der Anwender vertreten – nicht nur aus ihrer Fachabteilung, sondern auch aus den Teams Handel und Portfolio-Management.

„Das ist kein einfaches Thema“, sagt der IT-Leiter, als das Projekt mit der Change Request-Kennung 1903-0122 an der Reihe ist. „Ich habe mit einem Externen gesprochen, der für einen anderen Investor diese Umsetzung bereits vollzogen hat und dabei die Software einsetzt, die wir auch nutzen. Die haben allein zwei Monate für die Entwicklung gebraucht. Dann noch einen Monat Tests und Korrekturen. Dies würde auch für uns gelten, wenn wir bei null anfingen.“ Die Zeit für eine Entscheidung drängt. „Im Juni sollen die ersten Testläufe mit unserem Kunden stattfinden“, sagt Gehwald. „Dazu müssen wir bis Mai fertig sein. Mit etwas Zeitpuffer eingerechnet heißt das, dass wir noch im Februar anfangen müssen.“

Dabei hängt schon das nächste Projekt in der Warteschleife: Die Datenlieferung für die Berechnung der Risikozahlen durch einen externen Dienstleister muss komplett umgestellt werden. „Der Dienstleister hat die gesamte Logik geändert“, sagt der IT-Leiter. „Das Projekt wird uns inklusive Testphase auch zwei bis drei Monate in Anspruch nehmen. Die Risikozahlen sind nicht nur für das Kundenreporting wichtig, sondern auch für die Kollegen, die mit Wandelanleihen oder für den Bereich Alternative Solutions handeln.“

Risikomanagerin Juliane Roth im Gespräch mit Serban Arhanghelschi.

Bei der Umsetzung von Kundenanforderungen steht das „ob“ nicht zur Debatte, sondern lediglich das „wie“.

Senior Relationship Managerin Pascale-Céline Cadix lässt sich von Markus Gehwald das neue Fondsinformationsportal erläutern.

Doch jetzt muss Gehwald erst einmal entscheiden, welches der beiden internen Softwaresysteme für die neue Datenlieferung verwendet werden soll. Das eine hat bei den vorhandenen Daten einen gewissen Vorsprung gegenüber dem anderen. Einen Vorsprung, der kostbare Entwicklerkapazitäten und Geld sparen könnte. Allerdings nur dann, wenn der ­Datenexport mit dieser Software eine Unterstützung von außen bekommt. Ob das möglich ist, muss Gehwald jetzt klären.

Falls nicht, wird die Vorarbeit mühsam. „Pro Wertpapierinstrument muss dann ein Fachkollege zusammen mit einem Entwickler in der Excel-Datei jedes Datenfeld durchgehen und entscheiden, welche Informationen gebraucht werden“, erklärt Gehwald. „Dafür werden beide Kollegen sicherlich fünf bis zehn Tage benötigen.“

Neben Hanau kommt als Fachkollege ­Manuel Klöckner für diese Arbeit infrage. Als Business-Analyst übersetzt er zwischen den beiden Welten: zwischen den Fachabteilungen einerseits und der IT andererseits. Er ist der Einzige bei Lupus alpha, der gleich zwei Chefs hat: Risikomanagement-Abteilungsleiter Paul Hanau und CFO/COO Michael Frick. ­Tagesgeschäft, also eine tägliche Routine, kennt Klöckner nicht. Er arbeitet immer projektbezogen, oft zusammen mit einem der Entwickler wie Norman Neuhaus.

Als letztes großes Projekt hat der studierte Wirtschaftsinformatiker die Umsetzung der MiFID II-Richtlinie betreut, die Asset Managern ab dem 3. Januar 2018 umfangreiche Melde- und Berichtspflichten auferlegt hat. „Lange Zeit war unklar, wie genau wir als Asset Manager diese Meldepflichten überhaupt erfüllen müssen“, sagt der Business-Analyst, der vor zweieinhalb Jahren zu Lupus alpha kam, im Rückblick. „Fast ein ganzes Jahr waren wir dann damit beschäftigt, die Voraussetzungen für das geforderte Transaktionsreporting zu schaffen.“

Derzeit ist Klöckner im Auftrag von Michael Frick unterwegs. Er soll sich in den Fachabteilungen die Geschäftsprozesse anschauen und sauber dokumentieren. Ein enger Austausch mit den Kollegen ist dafür die Voraussetzung. Danach visualisiert Klöckner die Prozesse. Was dabei entsteht und was der Beamer in der nachfolgenden Besprechung an die Wand wirft, sieht wie eine große, bunt gemusterte Wandtapete aus: unterschiedlich farbige Prozessbausteine, die mit Linien miteinander verbunden sind. Bereits automatisierte Prozesse tragen ein kleines Zahnrad, manuelle Arbeitsabläufe erkennt man an einer kleinen Hand.

Frick will so Optimierungspotenziale benennen und priorisieren, wie die vorhandenen Ressourcen effizienter eingesetzt werden können. „Das Abschlussmeeting steht noch aus, bei dem konkrete Jahresziele für die Prozessoptimierung formuliert werden sollen“, sagt Klöckner. Ihm macht dieses Projekt einen „Riesenspaß“, wie er sagt. „Im Gespräch mit den Fachkollegen spüre ich Prozessabläufe auf, die verbessert werden können. So können Mitarbeitern lästige Routineaufgaben erspart werden und gleichzeitig senken wir die Fehlerquote. Denn der Mensch neigt gerade bei monotonen Prozessabläufen dazu, fehlerhaft zu arbeiten.“

Vergangenes Jahr gab es auch eine enge Zusammenarbeit zwischen Dr. Markus Zuber, ­Senior Relationship Manager im Bereich institutionelle Kunden und seit Mitte 2016 im Partnerkreis von Lupus alpha, und Carsten Höppner aus der IT. Das Ziel: Die Kollegen im Vertrieb sollten von unterwegs auf die Performance-Daten aller Fonds, Publikums- und Spezialfonds, zugreifen und mit eigenen Datenabfragen auf die spezifischen Bedürfnisse ihres Kunden flexibel eingehen können. Die Ergebnisse sollten in einem benutzerfreundlichen Layout dargestellt sein.

Entwickler Norman Neuhaus (links) und Business-Analyst Manuel Klöckner erarbeiten eine Struktur für ihr aktuelles Projekt.

Ein neues Softwaretool musste programmiert und der Datenbestand im Data Warehouse (DWH) erweitert werden. Seit Frühjahr 2018 gibt es nun das FIP 2.0. „Wir im Vertrieb können jetzt viel flexibler, schneller und individueller reagieren, wenn wir bei unseren Kunden sind“, sagt Dr. Markus Zuber. Davon profitiert auch Pascale-Céline Cadix, Senior Relationship Managerin für den Wholesale-Bereich, vor Ort bei ihren Kunden: „Das FIP 2.0 ermöglicht uns, Vergleiche mit Konkurrenzfonds für verschiedene Zeiträume und Szenarien durchzuspielen. Gleichzeitig können wir alle gewünschten Kennzahlen zeigen.“

Markus Gehwald und sein Team haben aber nicht nur „Auftraggeber“ aus Fleisch und Blut, sondern auch einen ganz großen unsichtbaren: den technologischen Fortschritt. Einer davon nennt sich „Cloud“. In der großen Wolke können Nutzer im Internet ihre Daten speichern und verwalten. Aus der Option wird in Zeiten von Big Data aber schleichend ein Muss. „Ein Großteil der Software wird künftig nur noch cloudbasiert angeboten“, sagt Gehwald. „Was mit Microsoft Office 365 angefangen hat, geht für uns jetzt weiter. Die Software für unsere Kundendatenbank, das CRM-System, wird als nächstes auf die Cloud umgestellt. Und unsere andere Software, über die unser Handel läuft, gibt es ab 2025 auch nur noch als Cloud-Anwendung.“

IT-Kollege Höppner ist gerade damit beschäftigt, die technischen Voraussetzungen für die Umstellung des CRM-Systems zu schaffen. Wenn er damit fertig ist, sind die Fachkollegen gefragt, um die fachlichen Anforderungen für die Cloud-Verlagerung zu erarbeiten und zu formulieren. Ein Prozess, der wieder ein paar Monate in Anspruch nehmen wird.

Macht sich Lupus alpha durch die Auslagerung der Daten aber nicht verwundbarer für Angriffe von außen? „Die Frage ist doch eher, ob uns externe, große Dienstleister nicht eine viel bessere Datensicherheit liefern können, als wir es selbst können“, gibt Michael Frick zu bedenken. IT-Leiter Gehwald sieht die Zukunft in einer hybriden Lösung: „Die sensiblen Daten bleiben bei uns, alles andere wird der Cloud anvertraut.“

Lagebesprechung – das IT-Team bei seinem wöchentlichen Jour fixe.

Alles Maßnahmen, damit die IT-„Feuerwehr“ von Lupus alpha nicht ausrücken muss zu einem Einsatz, zu dem es gar nicht erst kommen soll: ein Datenverlust oder ein Systemausfall, der durch einen Hackerangriff ausgelöst wird.

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